KONTAKT

W sytuacji, gdy podatnicy wystawiają znaczną ilość faktur pojawia się problem z przechowywaniem ich kopii. Wiąże się to bowiem z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów, co generuje dodatkowe koszty. Sposobem na rozwiązanie tej niedogodności jest przechowywanie kopii papierowych faktur w wersji elektronicznej. Pojawia się jednak pytanie, czy takie rozwiązanie jest zgodne z prawem podatkowym. W praktyce organy podatkowe, a także niektóre sądy administracyjne prezentują na ogół bardzo formalistyczne podejście do fakturowania. Przykładem na to są rozstrzygnięcia, w których wskazuje się na brak możliwości wystawiania oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania jej kopii wyłącznie w formie elektronicznej. Zgodnie z tymi stanowiskami nie ma znaczenia fakt, że istnieje możliwość odtworzenia kopii faktur w postaci wydruku. W tym kontekście rewolucyjny zdaje się być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08), w którym wskazano, iż funkcja dokumentacyjna – jaką ma spełniać faktura – zostanie zachowana, jeśli tylko system komputerowy podatnika będzie w stanie zapewnić możliwość wydrukowania wiernej kopii oryginału faktury na żądanie kontrolującego. Uzasadniając powyższe stanowisko NSA zauważył, że nie ma żadnego przepisu, który zobowiązywałby podatników do przechowywania kopii papierowych faktur w takiej samej formie, w jakiej sporządzane są oryginały. NSA jednocześnie zaznaczył, że z uwagi na brak regulacji krajowych w omawianym zakresie, konieczne jest posiłkowe zastosowanie regulacji wspólnotowych. Z tych z kolei wynika, że faktura ma spełniać przede wszystkim funkcję kontrolną. Organ podatkowy – na podstawie konkretnej faktury – powinien móc ustalić, jaki był kształt transakcji udokumentowanej daną fakturą i jaka kwota podatku należnego wiązała się z transakcją. Wskazaną powyżej funkcję kontrolną faktur całkowicie wypełnia przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej. NSA wyraził jednak pogląd, że aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej wypełniało wspomnianą funkcję kontrolną, system komputerowy musi zapewniać integralność danych, co oznacza, iż po sporządzeniu i wysłaniu oryginału faktury, dane zawarte w systemie nie mogą być w żaden sposób modyfikowane. Pragniemy zwrócić uwagę, że przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej wiąże się z kilkoma dodatkowymi aspektami. Po pierwsze, z punktu widzenia obowiązków podatnika zupełnie obojętne jest czy zostaną zniszczone lub w inny sposób utracone papierowe kopie faktur czy też nośniki pamięci, na których zostały zarejestrowane dane niezbędne do wydruku kopii faktury. Istota przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej sprowadza się bowiem do prawidłowego przechowywania nośników informacji. A zatem należy pamiętać, że podatnik ponosi ewentualne ryzyko utraty danych. Po drugie, istotne jest, aby kopia faktury przechowana w sposób elektroniczny posiadała wyraźne wskazanie, iż jest to kopia. Należy zatem posługiwać się systemem, który generuje dokument z napisem: „Kopia”. Na marginesie pragniemy też zauważyć, że faktura przechowywana w systemie komputerowym nie staje się automatycznie fakturą elektroniczną. Tak zwane e-faktury to osobna kategoria wprowadzona przez ustawodawcę i poddana ścisłym rygorom w zakresie wystawiania, przesyłania i przechowywania. Przedstawione w niniejszym artykule rozstrzygnięcie NSA ma wręcz charakter rewolucyjny, stanowiąc ważny punkt zwrotny w dotychczasowym orzecznictwie. Co prawda problematyka dotycząca fakturowania nadal jest przedmiotem licznych kontrowersji, przez co nie wykształciła się jeszcze w tym zakresie stała praktyka, niemniej jednak warto już teraz zwrócić uwagę, na możliwość optymalizacji kosztów związanych z archiwizacją dokumentów. Czas pokaże, czy omówiony wyrok stanie się przełomowy i prowadzący do racjonalnego stosowania rozwiązań prawnych.